Prolog – 6:30, kawa i 45 maili

Budzik dzwoni, ale ja już nie śpię – śniłam, że wypuściliśmy kampanię społeczną z literówką. Fikcja. Włączam komputer. 35 maili, 3 wiadomości na Messengerze i jedno ambitne „proszę o waszą strategię rozwoju na 5 lat, maks 2 strony”. Witaj w świecie NGO, gdzie dział promocji to jedna osoba i pendrive, a trzeci sektor w Polsce liczy około 140 tys. zarejestrowanych fundacji i stowarzyszeń – większość raczej skromnych niż korpo tytanów. ngo.pl

Epizod 1 – Strategia? Malujemy ją na ścianie

Gdy w 2021 roku otwieraliśmy klub [Brzostek Top Team – przyp. red.], była nas tylko trójka: ja, Maciej i Damian. Nie zrobiliśmy ani jednego formalnego warsztatu „misja-wizja-wartości”. Zamiast tego spędziliśmy dziesiątki godzin na pogadankach do późna – między wkręcaniem haków na worki a malowaniem szatni. Dzięki temu każdy z nas znał odpowiedzi na trzy kluczowe pytania:

1. Po co istniejemy?
2. Dla kogo pracujemy?
3. Dokąd chcemy dojść w ciągu trzech lat?

Efekt? Zamiast prezentacji w PowerPoincie chwyciliśmy puszkę z farbą i wymalowaliśmy misję wprost na ścianie sali: „Walczymy o marzenia” i „You will never walk alone”

Kiedy otworzyliśmy kolejną salę, dołożyliśmy jeszcze 13 wartości – teraz każda z nich patrzy na nas podczas treningów. Drużyna urosła, projekty też, ale misja wciąż ta sama. To na niej zbudowaliśmy stowarzyszenie i to ona ratuje nas, gdy w budżecie wieje pustką, a plan dnia wywraca się do góry nogami.

Praktyczna wskazówka: zaczynasz w małym składzie? Rozmawiajcie tak długo, aż każdy będzie potrafił wyrecytować te trzy odpowiedzi z pamięci. A potem znajdźcie ścianę, tablicę lub stronę startową waszej witryny i dosłownie wypiszcie tam swoją misję. Widoczna 24/7 działa lepiej niż najgrubszy segregator strategii.

Epizod 2 – Promocja, czyli jak przeżyć siedem social mediów i nie zwariować

Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn, newsletter, www, plakaty na przystankach – a Ty jedna. Po trzeciej tabelce w Excelu uznałam, że wystarczy: Canva + Meta Business Suite + kalendarz w Trello. A gdy chcę coś szybko i fajnie – nagrywam prosto z sali.

3 zasady, które ratują zdrowie psychiczne

1. Mniej, ale regularnie. Lepiej 2 posty w tygodniu niż 10 jednego dnia.
2. Prawdziwe historie. Pokaż ludzi, kulisy i… wpadki. NGOs-y uczą się na błędach głośniej niż korporacje.
3. Jedna osoba ≠ wszystko. Angażuj wolontariuszy i współpracowników – przecież 61 % organizacji i tak współpracuje z wolontariuszami (średnio 5 osób rocznie). API NGO

Epizod 3 – Planowanie strategiczne i operacyjne

(czyli „spokojnie, to zaplanowane… chyba”)

Pewnego dnia stworzyłam roczny kalendarz komunikacji: święta tematyczne, kampanie grantowe, daty raportów. Poczułam się jak… Steve Jobs małego NGO. W marcu plan rozsypał się jak domek z kart: grant odpadł, wolontariuszka wyjechała do Azji, a ja wylądowałam z grypą.

Lekcja: planować trzeba, ale wbuduj w plan 20 % „poduszki chaosu”. Trzeci sektor rządzi się swoimi prawami.

Epizod 4 – Marka, czyli coś, czego nie widać, a wszyscy czują

Trzy różne logotypy na jednym plakacie? Rozwiązanie: NGO-stylebook – 4-stronicowy dokument z logo, kolorami, fontami i tonem głosu. Koniec sporów o odcień złota.

Marka NGO = reputacja + rozpoznawalność + emocje.

Żeby emocje grały, pokazuj twarze i efekty, nie tylko statystyki z Excel-a.

Epizod 5 – Z kim to robić? I po co?

Czujesz się jak rozbitek? Sprawdź, czy w Twoim mieście działa inne NGO albo sieć tematyczna. 31 % organizacji w Polsce jest w jakimś porozumieniu – nie po to, żeby spotykać się na herbatce, tylko wymieniać doświadczenia i pisać wspólne wnioski grantowe. API NGO

Moje perełki wsparcia

• NGO.pl – kopalnia wiedzy, bazę wzorów i grantów znam na pamięć.
• Forum Darczyńców – kontakt do filantropów i fundacji korporacyjnych.
• Lokalne sieci (w Gdańsku np. GROP) – szybki telefon i masz partnera do projektu.

Epilog – A gdy wszystko siada…

Są dni, kiedy zasięgi spadają, laptop zawiesza się na „niebieskim ekranie śmierci”, a sponsor nie przelewa. Wtedy przypominam sobie scenę z klasyka, gdy MacGyver buduje spadochron z plastra i gumki recepturki. My w NGO robimy podobnie – tylko z empatii i determinacji.

Bo widzę dziecko, które pierwszy raz od dawna się śmieje. Seniorkę, która z energią nastolatki uderza w worek. Kobietę, która wyszła z przemocy i teraz pomaga innym. To jest sens.

Skrzynka narzędziowa NGO

(czyli co jest za darmo albo kosztuje grosze, a naprawdę ułatwia życie)

Jak zdobyć zniżki?

1. Zarejestruj organizację w TechSoup Polska – to „bramka” do większości programów darowizn (Google, Microsoft, Zoom, Trello).
2. Przy każdej aplikacji wybieraj opcję „Nonprofit”, „Education” lub wpisz numer KRS/REGON.
3. Jeśli narzędzie nie ma oficjalnej polityki dla NGO, napisz do supportu – zniżki 20–50 % często przychodzą mailem w ciągu doby.

Krótki schemat działania na start (z doświadczenia)

1. Google Workspace – zakładamy wspólny dysk i adresy.
2. Trello – tablica „Grant X”: kolumny Pomysły → W trakcie → Złożone → Rozliczone.
3. Canva – szablon posta, plakat A3 i prezentacja.
4. MailerLite – lista „wolontariusze” + autoresponder „dziękujemy za zapis”.
5. Meta Business Suite – planujemy tygodniową kolejkę FB/IG.
6. CapCut – krótkie wideo „kulisy działań” na TikToka.

Czas wdrożenia: jedno popołudnie. Koszt: 0 zł (poza kawą).

Masz już misję na ścianie, a teraz także gotową apteczkę cyfrową. Śmiało testuj, miksuj i wyrzucaj to, co nie działa – w NGO liczy się spryt, a nie perfekcja. Powodzenia!

Na drogę

Jeśli właśnie siedzisz nad kolejną grafiką i wątpisz, pamiętaj: bez wielozadaniowców komunikacja wielu NGO-sów by nie istniała. Twoja praca to nie tylko lajki i statystyki – to realne zmiany w czyimś życiu.