Nie wierzysz?
- Liczba kont mailowych na świecie sięga 7,9 miliarda. To więcej niż wszystkich użytkowników Facebooka, Instagrama i Snapchata razem wziętych.
- Średni współczynnik otwarć wiadomości powitalnych to 80%, a kliknięć – około 22-25%. Znajdź mi post na Facebooku, który zrobi to samo – bez budżetu reklamowego.
Newslettery to dziś nie spam ani nachalna sprzedaż. To konwersacyjna komunikacja jeden do jednego, bez algorytmów, bez scrollowania i bez uciekania w dymki powiadomień. Dobrze zaprojektowany mailing to trochę jak list od przyjaciela: osobisty, konkretny i trafiający dokładnie tam, gdzie trzeba – do skrzynki ludzi, którym zależy. A jeśli jesteś NGO, to zależy Ci przecież nie tylko na darczyńcach, ale i wolontariuszach, partnerach, grantodawcach, społeczności.
Dlatego ten tekst to nie tylko „dlaczego warto”, ale przede wszystkim „jak zacząć” i „co robić, żeby działało”, nawet jeśli budżet masz raczej skromny, a czas mierzysz w niedoczasie.
Świetnie! Jedziemy z kolejnym akapitem – „Dlaczego warto? 4 powody, dla których NGO powinno mieć newsletter”. Bez lania wody, za to z konkretem i przekazem, który trafi nawet do tych, którzy dotąd myśleli, że mailing to tylko dla korpo i e-commerce.
Dlaczego warto? 4 powody, dla których NGO powinno mieć newsletter
1. Bo mailing to twoja własna przestrzeń – niepożyczona od Zuckenberga
W social mediach nigdy nie wiesz, czy Twoi odbiorcy zobaczą to, co publikujesz. Algorytmy tańczą, jak im zagrają, zasięgi przycinają się z dnia na dzień, a za dotarcie do własnych obserwatorów trzeba coraz częściej płacić. Newsletter? Trafia tam, gdzie ma – do skrzynki osoby, która dała Ci na to zgodę. Nie przepadnie w czeluściach feeda.
2. Bo budujesz relację, a nie tylko informujesz
Organizacja pozarządowa to nie tylko komunikaty i relacje z wydarzeń. To misja, wartości, ludzie, emocje. Newsletter daje przestrzeń na to, żeby pogłębić relację z odbiorcą: opowiedzieć historię, pokazać „co u nas”, zaprosić do współtworzenia. Mailing nie jest monologiem – może być początkiem dialogu.
3. Bo się opłaca (serio)
E-mail marketing to jedno z najtańszych narzędzi komunikacji – a przy tym jedno z najskuteczniejszych. Zwłaszcza dla NGO, które nie mają milionów na reklamę.
4. Bo daje wizerunek profesjonalizmu
„O, mają newsletter? I to ładny!” – dla wielu to jasny sygnał: ta organizacja ogarnia. Ma plan, ma komunikację, dba o kontakt z odbiorcami. A to z kolei buduje zaufanie – nie tylko u potencjalnych darczyńców, ale też u partnerów, sponsorów, a nawet grantodawców. Newsletter to znak: jesteśmy, działamy, zapraszamy do kontaktu.
Pięknie. Teraz bierzemy na warsztat coś, co budzi największy lęk wśród NGO: „Ale… skąd ja wezmę tych ludzi do newslettera?” – Spokojnie. Nie trzeba być czarodziejem z CRM-a, żeby zbudować sensowną bazę kontaktów. Oto jak to ugryźć bez spiny.
Jak zacząć? Budowanie bazy od zera (bez spiny)
Nie potrzebujesz cudownego narzędzia ani tysiąca kontaktów startowych. Potrzebujesz planu i uczciwego podejścia. Bazy się nie kupuje – bazy się buduje. Po pierwsze – bo tak jest etycznie. Po drugie – bo kupiona baza to najkrótsza droga do folderu SPAM i do utraty zaufania.
Zacznij od tego, co masz
Masz uczestników warsztatów, zapisanych na wydarzenia, członków grupy, sympatyków? Świetnie. Przejrzyj swoje bazy danych (RODO alert!), zastanów się, kto już z Tobą był w kontakcie i czy masz ich zgodę. Jeśli nie – możesz ją zdobyć, wysyłając maila z zaproszeniem do newslettera. Ale uwaga: ten mail nie może zawierać treści handlowych, jeśli zgody jeszcze nie ma – tylko prośbę o wyrażenie zgody i informacje, co będzie w newsletterze.
Daj wartość za adres
Ludzie nie zapisują się na newsletter, bo kochają dostawać maile. Zapisują się, jeśli coś z tego mają.
- Daj im lead magnet – coś w zamian za adres e-mail: np. dostęp do raportu, darmowy e-book, checklista, zaproszenie na webinar.
- Przykład: „Zapisz się do naszego newslettera i pobierz mini-poradnik: 5 rzeczy, które NGO może zrobić, żeby zacząć komunikację bez budżetu.”
Formularz na stronie i social media
To klasyk, który działa. Masz stronę? Dodaj tam formularz zapisu – najlepiej na każdej podstronie, a przynajmniej na stronie głównej, w stopce i w blogu. Masz profil na Facebooku? Przypięty post z linkiem do zapisu. Narzędzia? Proste i darmowe: MailerLite, Beehiiv (2500 darmowych użytkowników w bazie), GetResponse. Wszystkie mają gotowe szablony i integracje.
Wydarzenia, webinary, akcje
Każde wydarzenie offline czy online to szansa na pozyskanie adresu e-mail. Warunek? Zbieraj zgody świadomie, dobrowolnie i jasno informuj, co potem zrobisz z danymi.
Masz warsztat dla 10 osób? To może być 10 nowych kontaktów. Masz webinar? Dodaj checkbox z opcją zapisu do newslettera przy formularzu rejestracyjnym.
| Mini-checklista: 5 sposobów na zdobycie pierwszych (i legalnych!) kontaktów do newslettera NGO:Formularz zapisu na stronie www Zgoda przy zapisie na wydarzenia (online/offline) Darmowy materiał w zamian za e-mail (lead magnet) Post przypięty na social media z CTA do zapisu Wysłanie zaproszenia do newslettera do wcześniejszych kontaktów – zgodnie z RODO |
Co pisać i jak? Struktura, emocje, sens
„Dzień dobry, przesyłamy aktualności z naszej działalności” – jeśli tak zaczyna się Twój newsletter, to… czas to zmienić. Newsletter to nie notatka służbowa ani tablica ogłoszeń. To przestrzeń, w której budujesz relację, opowiadasz historie, zapraszasz do działania.
Zaczynaj od „dlaczego”
Zanim napiszesz „co nowego”, odpowiedz sobie: dlaczego to kogoś ma obchodzić?. Każdy newsletter powinien mieć swój RTT – Reason To Talk, czyli powód, dla którego w ogóle piszesz. Czy dzielisz się sukcesem projektu? Proponujesz współpracę? Chcesz zainspirować? Mail bez powodu, to mail bez celu.
Zasada 3W: Wartość, Wiarygodność, Więź
- Wartość: Co odbiorca z tego ma? Czego się dowie? Co zainspiruje?
- Wiarygodność: Bądź sobą. Nie udawaj korpo, jeśli nim nie jesteś.
- Więź: Pisz tak, jakbyś pisała do znajomej osoby. Z imieniem. Z humorem. Z człowiekiem, nie do listy mailingowej.
Szkielet, który działa:
- Temat i preheader (to ten dopisek tuż po tytule wiadomości widoczny w skrzynce) – niech dają wartość, obietnice albo konkret. Nie bój się emojis!
- Nagłówek – przyciąga uwagę (emocja, pytanie, konkret)
- Lead / początek – krótko, o co chodzi
- Treść właściwa – 2–3 segmenty (np. historia, aktualność, zaproszenie)
- CTA (Call To Action) – jasne i klikalne: „Zobacz”, „Dołącz”, „Odpowiedz”
- Podpis – zawsze! Imię + funkcja + logo/organizacja – to nadal list
Styl ma znaczenie
- Pisz językiem ludzi, nie regulaminów.
- Krótkie zdania, konkret, naturalny ton.
- Dodawaj emocje, pytania retoryczne, anegdoty z działania organizacji.
- Dziel tekst na bloki – maks 3-4 linijki na akapit.
- Śródtytuły, podkreślenia, wypunktowania – czytelność to król.
A co z grafiką?
Jeśli używasz szablonu graficznego – niech będzie czytelny, prosty, lekki. Tekst niech będzie na jasnym tle, czcionka bezszeryfowa, a CTA widoczne. Nie chowaj najważniejszych informacji w obrazkach – grafika się nie ładuje = przekaz znika.
Uwaga: nie musisz mieć od razu wymyślnego designu. Tekstowy newsletter, dobrze napisany, działa świetnie.
| Przykład? Zamiast: „Informujemy, że zakończyliśmy projekt ABC” Napisz: „Zmieniliśmy kawałek świata – i chcemy Ci to pokazać”Zamiast: „Zapraszamy na nasz webinar” Napisz: „W 60 minut pokażemy Ci, jak nie zgubić się w komunikacji NGO. Wpadniesz?” |
Co mierzyć, jak poprawiać? (czyli: to nie „wyślij i zapomnij”)
Newsletter to nie kartka świąteczna, którą wysyłasz raz do roku i chcesz, żeby dotarła. To narzędzie, które trzeba testować, analizować i ulepszać – żeby nie tylko dotarło, ale też zadziałało.
Co warto mierzyć?
- Open Rate – współczynnik otwarć. Ile osób otworzyło maila. Średnia dla NGO w Polsce? Około 20–25%. Jeśli masz mniej – sprawdź temat maila.
- CTR (Click Through Rate) – ile osób kliknęło w link w mailu.
- Unsubscribe Rate – ilu subskrybentów się wypisało. To też feedback! Jeśli ludzie wypisują się po każdym mailu – może treść nie trafia. Ale jeśli masz 0 wypisów i 0 reakcji – to też niedobrze. Lepiej wywoływać emocje niż obojętność.
Testuj, testuj, testuj
Nie musisz być naukowcem – wystarczy ciekawość.
- Testuj różne tematy wiadomości – pytające, zabawne, konkretne.
- Sprawdź, kiedy najlepiej wysyłać – rano, wieczorem, środa, piątek?
- Porównuj różne CTA – „Dowiedz się więcej” vs „Zobacz, jak działamy”.
- Prosty test A/B w większości platform (Freshmail, MailerLite) pozwoli Ci wysłać dwie wersje maila i sprawdzić, która lepiej działa.
Pytaj, słuchaj, ucz się
Czasem najlepsze analizy nie są w raportach, tylko w odpowiedziach subskrybentów.
- Zrób ankietę raz na kwartał: „Co chcesz od nas dostawać?”
- Zachęcaj do odpowiedzi na maila: „Co o tym myślisz?”
- Zbieraj opinie i reaguj – ludzie to doceniają.
Newsletter jako narzędzie współpracy między sektorami
Newsletter to nie tylko sposób na informowanie swojej społeczności. To też sposób na pokazywanie światu: jesteśmy, działamy, warto się z nami liczyć. A to szczególnie ważne, gdy chcesz budować mosty – z biznesem, mediami, samorządem.
Współczesny biznes – ten, który myśli długofalowo – szuka partnerów z misją, z wartością społeczną. Ale żeby ktoś chciał z Tobą współpracować, musi wiedzieć, że jesteś stabilny, wiarygodny, aktywny. Newsletter pokazuje Twoją ciągłość działania – regularna komunikacja to sygnał: „Tu się naprawdę coś dzieje.”
Wysyłasz newsletter nie tylko do sympatyków, ale też:
- do lokalnych dziennikarzy,
- do firm, które chcesz zaprosić do współpracy,
- do urzędników, z którymi działasz,
- do innych organizacji (bo sektor trzeciego sektora też lubi podglądać się nawzajem 😉).
Współpraca to nie „raz i po sprawie”. To budowanie relacji, a newsletter daje Ci szansę na podtrzymywanie kontaktu bez dzwonienia co miesiąc. Możesz pokazywać, jak przebiegają projekty, jakie są efekty współpracy, co planujecie dalej – i jak można się w to włączyć.
To działa. Zwłaszcza jeśli wiesz, że biznes potrzebuje konkretnych danych, wiarygodnych historii i jasnego CTA: “Współpracuj z nami”. Newsletter NGO to nie prośba o sponsoring. To otwarte drzwi. Pokaż, co robisz – i zaproś do środka. Bez presji, ale z klasą.
Na koniec: zacznij od małego, ale zacznij
Nie musisz mieć od razu pięknego szablonu, listy na 5000 kontaktów i czterech segmentów odbiorców. Nie musisz umieć pisać jak copywriter z agencji ani znać wszystkich funkcji systemu mailingowego. Musisz po prostu zrobić pierwszy krok.
Zacznij od krótkiego maila. Do 10 osób, które znasz. Powiedz, że chcesz dzielić się tym, co robicie w fundacji. Że nie będzie spamu, tylko wartościowe rzeczy. Poproś o zgodę. I wyślij. To już jest newsletter. Później go rozwiniesz. Dodasz formularz. Lead magnet. Może grafikę. Może segmentację. Ale najważniejsze to nie czekać na idealny moment. Bo on nie przyjdzie.
Newslettery to maraton, nie sprint. Ale jeśli je dobrze zaprojektujesz – z sensem, empatią i człowiekiem w centrum – to w pewnym momencie zauważysz, że ta skrzynka mailowa po drugiej stronie naprawdę żyje. A z nią – cała Twoja społeczność.
Źródła statystyk:
https://www.getresponse.pl/blog/dobre-praktyki-w-email-marketingu
https://porchgroupmedia.com/blog/100-compelling-email-statistics-to-inform-your-strategy-in-2023/
