1. Zakres obowiązków i odpowiedzialności – fundament współpracy

Pierwszym krokiem w budowaniu efektywnej współpracy jest ustalenie zakresu obowiązków i odpowiedzialności księgowego oraz osób zarządzających organizacją. Kluczowe jest precyzyjne określenie, kto odpowiada za prowadzenie dokumentacji i ksiąg finansowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, a także za wypełnianie obowiązków sprawozdawczych wobec ZUS, urzędów skarbowych czy instytucji grantodawczych.

Księgowy powinien:

• prowadzić rzetelne księgi rachunkowe,
• sporządzać deklaracje podatkowe,
• przygotowywać sprawozdania finansowe,
• monitorować przepływy finansowe organizacji,
• wspierać organizację w raportowaniu dla instytucji finansujących.

Z kolei osoby zarządzające powinny:

• dostarczać wszystkie dokumenty w terminie,
• informować księgowego o każdej istotnej zmianie w projektach czy umowach,
• współpracować w zakresie tworzenia i aktualizacji budżetu.

Jasne podzielenie obowiązków eliminuje ryzyko nieporozumień i zwiększa efektywność działań.

2. Sprawozdawczość i granty – wyzwania dla organizacji pozarządowych

Organizacje pozarządowe często realizują projekty finansowane z grantów lub innych źródeł zewnętrznych. Wiąże się to z dodatkowymi wymaganiami sprawozdawczymi, które mogą różnić się w zależności od instytucji finansującej. Dlatego tak ważne jest, aby już na etapie aplikacji o finansowanie uwzględnić możliwość konsultacji z księgowym w zakresie:

• opracowania budżetu projektu,
• dostosowania planu kont do specyfiki projektu,
• przygotowywania raportów finansowych zgodnych z wymogami grantodawcy.

Dobra współpraca w tym zakresie pozwala uniknąć błędów oraz opóźnień w rozliczaniu środków, co może mieć kluczowe znaczenie dla przyszłych możliwości pozyskiwania funduszy.

3. Komunikacja – klucz do sukcesu

Brak odpowiedniej komunikacji to jeden z najczęstszych problemów, z jakimi borykają się organizacje w relacjach z księgowymi. Aby temu zapobiec, warto:

• Regularnie się spotykać – wspólne omówienie bieżących spraw pozwala na lepsze zrozumienie potrzeb obu stron. Dzięki temu księgowy może bardziej precyzyjnie dostosować swoje działania do specyfiki organizacji.
• Zadawać pytania – księgowość często bywa postrzegana jako dziedzina trudna i zawiła, zwłaszcza dla osób niemających wcześniejszego doświadczenia w tej tematyce. Warto jednak pamiętać, że każdy księgowy chętnie wyjaśni wątpliwości i pomoże zrozumieć podstawowe pojęcia.
• Utrzymywać stały kontakt – szybkie informowanie o wszelkich zmianach w działalności organizacji pozwala uniknąć problemów związanych z nieścisłościami w dokumentacji.

4. Cyfryzacja i narzędzia współpracy

Współczesne technologie znacznie ułatwiają współpracę pomiędzy organizacją a księgowym. Warto ustalić, jakie narzędzia będą wykorzystywane do przesyłania dokumentów i informacji. Większość biur rachunkowych oferuje obecnie usługi online, w tym dostęp do internetowych portali klienta, gdzie można:

• przesyłać dokumenty w formie elektronicznej,
• monitorować stan rozliczeń,
• sprawdzać terminy płatności.

Dzięki temu obie strony mogą współpracować z dowolnego miejsca na świecie, co jest szczególnie ważne w przypadku organizacji prowadzących działania na skalę ogólnopolską lub międzynarodową.

5. Terminowość i kompletność dokumentacji

Jednym z najważniejszych aspektów współpracy z księgowym jest terminowe i kompletne dostarczanie dokumentów. Organizacja powinna:

• dostarczać dokumenty zgodnie z ustalonym harmonogramem,
• upewnić się, że każdy dokument jest odpowiednio opisany i zawiera wszystkie wymagane informacje,
• przechowywać dokumenty w sposób zgodny z przepisami prawa.

Należy pamiętać, że nieterminowe przekazywanie dokumentów może skutkować opóźnieniami w składaniu deklaracji czy raportów, co w skrajnych przypadkach może prowadzić do nałożenia kar finansowych na organizację.

6. Plan kont i analiza finansowa

Księgowy, który dobrze zna specyfikę projektów realizowanych przez organizację, może dostosować plan kont do jej potrzeb, co ułatwia zarządzanie finansami oraz sporządzanie raportów. Regularna analiza finansowej kondycji organizacji pozwala na:

• wczesne wykrywanie potencjalnych problemów finansowych,
• lepsze planowanie budżetowe,
• efektywne zarządzanie przepływami pieniężnymi.

7. Dobre praktyki współpracy

Współpraca pomiędzy organizacją a księgowym będzie bardziej efektywna, jeśli obie strony przyjmą kilka prostych zasad:

• Transparentność – organizacja powinna dzielić się wszystkimi istotnymi informacjami finansowymi, a księgowy powinien udzielać jasnych i zrozumiałych odpowiedzi na pytania.
• Regularne spotkania – co najmniej raz w miesiącu warto omówić bieżące sprawy, zaplanować przyszłe działania i wspólnie przeanalizować kondycję finansową organizacji.
• Edukacja – zarządzający organizacją powinni zdobywać podstawową wiedzę z zakresu finansów i księgowości, co ułatwia współpracę i zwiększa zrozumienie procesów.

Współpraca z księgowym to jeden z kluczowych elementów sprawnego funkcjonowania organizacji pozarządowej. Aby była skuteczna, wymaga jasno określonych zasad, otwartej komunikacji oraz wzajemnego zrozumienia potrzeb. Dzięki regularnym spotkaniom, odpowiedniemu wykorzystaniu narzędzi cyfrowych oraz terminowemu przekazywaniu dokumentów można uniknąć wielu problemów i skupić się na realizacji celów organizacji. Warto inwestować czas w budowanie relacji z księgowym, ponieważ to partnerstwo może znacząco przyczynić się do sukcesu organizacji.