Oczywistym jest, że każda organizacja pozarządowa, która planuje działać długoterminowo i myśli o szerokim rozwoju swojej działalności statutowej powinna dążyć do pozyskania własnego lokalu. Zanim to jednak nastąpi, organizacje pozarządowe korzystają z nieruchomości będących własnością osób trzecich. Podstawa udostępnienia lokali może wynikać zarówno z bezpłatnej umowy użyczenia jak i z umowy najmu. Z uwagi na nieodpłatny charakter umowy użyczenia, częściej stosowaną formą przekazania nieruchomości do używania jest oczywiście umowa najmu, której założenia przedstawię poniżej.
Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Co istotne, czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub świadczeniach innego rodzaju. Jako przykład wskazać można dostarczanie wynajmującemu określonej ilości towarów wytworzonych przez najemcę. Przy ustalaniu postaci czynszu trzeba mieć jednak na uwadze, że świadczenie niepieniężne uzyskiwane w zamian za wynajem powinno być ekwiwalentne. Czynsz niepieniężny podlega opodatkowaniu, stąd też organ skarbowy ma prawo dokonać weryfikacji, czy określony sposób płacenia czynszu nie ma na celu obejścia przepisów prawa podatkowego.
Umowę najmu można zawrzeć zarówno na czas określony jak i nieokreślony. Umowa zawarta na czas oznaczony musi zawierać termin jej zakończenia, po upływie którego przestaje obowiązywać. Umowę zawartą na czas nieokreślony można wypowiedzieć z zachowaniem terminów wskazanych przez strony w umowie lub zgodnie z terminami wynikającymi z kodeksu cywilnego.
Ustawowe terminy wypowiedzenia najmu są następujące: gdy czynsz jest płatny w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc, najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego. W przypadku gdy czynsz jest płatny miesięcznie, umowę wypowiadamy na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego. W sytuacji, gdy czynsz jest płatny w krótszych odstępach czasu — na trzy dni naprzód, a gdy najem jest dzienny — na jeden dzień naprzód.
Istotnym jest, że w przypadku umowy zawartej na czas określony wynajmujący jak i najemca mogą ją wypowiedzieć przed ustalonym czasem jej trwania jedynie w wypadkach określonych w umowie. Oznacza to, że strony już na etapie podpisywania umowy muszą przewidzieć możliwość jej późniejszego wypowiedzenia. Jeżeli w umowie nie będzie zapisu o możliwości jej wypowiedzenia, to wszelkie jednostronne oświadczenia złożone drugiej stronie w tym przedmiocie będą bezskuteczne. Wskazana regulacja ma na celu zabezpieczenie trwałości umowy zawartej na czas określony, w tym ochronę jej stron. Wynajmujący może bowiem liczyć na przychód w postaci czynszu aż do czasu zakończenia najmu, natomiast najemca ma zapewnioną możliwość korzystania z lokalu do czasu określonego w umowie.
Pomimo braku zapisu o możliwości wypowiedzenia umowy najmu, w przypadku gdy wady najętego lokalu są tego rodzaju, że zagrażają zdrowiu najemcy lub jego domowników albo osób u niego zatrudnionych, najemca może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia, ze skutkiem natychmiastowym, chociażby w chwili zawarcia umowy. Wskazane uregulowanie jest przejawem wyższości dobra niematerialnego, jakim jest życie i zdrowie człowieka nad interesami majątkowymi wynajmującego. Przykładem wad lokalu, które zagrażają życiu i zdrowiu, jest emitowanie substancji toksycznych (gazów, płynów), nadmierne zawilgocenie lub zagrzybienie, niestabilność ścian, sufitu, a nawet nadmierny hałas.
Umowa najmu nieruchomości może mieć dowolną formę, także ustną. Wyjątek stanowi umowa zawierana na czas dłuższy niż rok, wtedy powinna być zawarta na piśmie, ponieważ w razie niezachowania tego trybu poczytuje się ją jako umowę zawartą na czas nieoznaczony. Najem zawarty na dłużej niż 10 lat, a między przedsiębiorcami na czas dłuższy niż 30 lat, poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony.
Należy pamiętać, że przed wydaniem lokalu strony powinny sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy, w którym określą stan techniczny nieruchomości i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Dla najemcy protokół jest dokumentem, który chroni przed ewentualnymi roszczeniami drugiej strony w przyszłości. Jeżeli wszelkie ustalenia dotyczące usterek i uszkodzeń przedmiotu najmu są zawarte w protokole, to mniej prawdopodobne, że powstaną spory co do tego, kto jest odpowiedzialny za dany problem. Jeżeli wynajmujący przy podpisywaniu umowy pobrał kaucję, protokół jest dokumentem, który może posłużyć do ustalenia, czy należy zwrócić całość kaucji, czy też potrącić pewne koszty związane z powstałymi szkodami. Ponadto protokół stanowi podstawę rozliczeń mediów przy zwrocie lokalu. W tym celu należy spisać stan liczników zarówno na dzień podpisania umowy jak i jej rozwiązania.
Wynajmujący powinien wydać najemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania najmu. Jeżeli jednak rzecz najęta uległa zniszczeniu z powodu okoliczności, za które wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności, nie ma on obowiązku przywrócenia stanu poprzedniego.
W przypadku gdy nieruchomość już w chwili wydania miała wady uniemożliwiające prawidłowe korzystanie z rzeczy albo jeżeli wady takie powstały później, a wynajmujący mimo otrzymanego zawiadomienia nie usunął ich w czasie odpowiednim, albo jeżeli wady usunąć się nie dadzą, najemca może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia albo żądać obniżenia wysokości czynszu. Roszczenie o obniżenie czynszu z powodu wad rzeczy najętej, jak również uprawnienie do niezwłocznego wypowiedzenia najmu nie przysługuje najemcy, jeżeli w chwili zawarcia umowy o wadach wiedział.
Zawarcie umowy najmu może być uzależnione od wpłacenia przez najemcę kaucji zabezpieczającej pokrycie należności przysługujących wynajmującemu w dniu opróżnienia lokalu. Kaucja nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu.
Wynajmujący w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu przez najemcę zobowiązany jest zwrócić zwaloryzowaną kwotę kaucji (po potrąceniu zaległości w opłatach czynszowych, odszkodowania za zniszczenie mieszkania i wyposażenia). Waloryzacja polega na zwrocie kwoty równej iloczynowi kwoty miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zwrotu kaucji i krotności czynszu przyjętej przy pobieraniu kaucji, jednak w kwocie nie niższej niż kaucja pobrana.
Najemca może wprowadzić w lokalu ulepszenia tylko za zgodą wynajmującego i na podstawie pisemnej umowy określającej sposób rozliczeń z tego tytułu. Wynajmujący może żądać usunięcia ulepszeń wprowadzonych bez jego zgody i przywrócenia stanu poprzedniego, jeżeli nie naruszy to substancji lokalu, albo ulepszenia zatrzymać za zwrotem ich wartości uwzględniającej stopień zużycia według stanu na dzień opróżnienia lokalu.
Zgodnie z zapisami kodeksu cywilnego, najemca zobowiązany jest dokonywać drobnych nakładów na wynajmowanej nieruchomości. Należą do nich: drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych, jak również drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu, dopływu i odpływu wody. Przepisy regulujące tę kwestię mają jednak charakter dyspozytywny, co oznacza, że strony w ramach porozumienia mogą inaczej rozwiązać sprawę remontów i napraw w lokalu będącym przedmiotem umowy najmu.
