Według danych wskazywanych przez Główny Urząd statystyczny w II kwartale 2024 r. pracę w formie pracy zdalnej wykonywało w Polsce ok. 10% ogółu pracujących. Niewątpliwie jest to mniej niż w czasie pandemii, kiedy był to niezwykle popularny sposób świadczenia pracy, jednak nadal jest to spora grupa. Poza grupą pracowników zdalnych, istnieje jeszcze dość liczna grupa pracowników (ok. 2,7 mln osób), którzy deklarują, że „zwykle lub czasami” realizują obowiązki pracownicze w domu. Także organizacje pozarządowe korzystają z tego sposobu zatrudniania pracowników. Czy jednak robią to w sposób zgodny z przepisami? Czy jako pracodawcy spełniają wszystkie ciążące na nich obowiązki względem pracowników, którzy świadczą pracę zdalnie?
Rozważając zatrudnienie pracownika w ramach pracy zdalnej, organizacje powinny mieć na uwadze nie tylko produktywność świadczenia pracy w ten sposób. Należy bowiem uwzględnić uregulowania prawne w tym zakresie, a co za tym idzie – rozważyć czy jako pracodawcy jesteśmy w stanie wypełnić ciążące na nas obowiązki wynikające z kodeksu pracy i innych aktów prawa wewnętrznego (regulaminy pracy). Od czasu zakończenia pandemii zmieniły się jednak przepisy regulujące pracę zdalną, wobec czego konieczne jest wdrożenie w miejscach pracy nowych zasad.
Dopiero w 2023 roku w Kodeksie pracy pojawiły się przepisy regulujące pracę zdalną. Wcześniej, w okresie pandemii, wprowadzono jedynie przepisy tymczasowe w tej kwestii. Według definicji kodeksowej za pracę zdalną uznajemy taką pracę, która całkowicie lub częściowo jest wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika, ale też każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Jest to podstawowy warunek, aby móc zakwalifikować daną pracę jako pracę realizowaną w sposób zdalny. Praca taka może być świadczona w szczególności pod adresem zamieszkania pracownika. Konieczne jest także, aby strony tj. pracownik i pracodawca uzyskali porozumienie, co do tego, w jaki sposób będą się porozumiewać, ponieważ jednym z elementów pracy zdalnej jest także wykonywanie jej – w szczególności – z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Należy pamiętać, że jeśli chodzi o wprowadzenie konieczności wskazania przez pracownika miejsca wykonywania pracy, zamiarem ustawodawcy było zapobieganie sytuacjom, w których to pracodawca narzuca pracownikowi takie miejsce. Autorzy przepisów dotyczących pracy zdalnej zadbali o interesy pracownika w tej kwestii. Przed działaniami pracodawcy zmierzającymi do naruszenia powyższych zasad, pracownik jest chroniony w ten sposób, że zakazano wypowiedzenia mu umowy o pracę, gdyby w trakcie zatrudnienia odmówił pracodawcy uzgodnienia z nim wykonywania pracy zdalnej. Ponadto istnieją także przepisy, zgodnie z którymi zakazana jest dyskryminacja pracowników, w sytuacji gdy ci odmawiają wykonywania pracy zdalnej. Oczywiście dopuszczalne jest prowadzenie przez strony negocjacji w tym zakresie, ponieważ pracodawca może nie wyrazić zgody na wykonywanie pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika.
Panuje powszechny pogląd, że praca zdalna zawsze musi się wiązać z koniecznością korzystania przez strony ze środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość tzn. telefonu, Internetu czy innych urządzeń teleinformatycznych. Tymczasem, mimo że oczywiście najczęściej właśnie z tych urządzeń w pracy zdalnej korzystamy, samo wykorzystywanie ich nie oznacza, że wykonujemy pracę zdalną. Inaczej – nie są one elementem definiującym pracę zdalną, ponieważ pracownik może komunikować się z pracodawcą w inny sposób (np. pojawiać się w siedzibie pracodawcy, uzyskiwać tam niezbędne materiały i polecenia, a następnie realizować pracę w miejscu wskazanym do świadczenia pracy zdalnej i przekazywać efekty pracy dokładnie w ten sam sposób.
Praca zdalna pod zarówno pod względem wymiaru czasu pracy i okresu jej wykonywania jest dość elastyczna, z tego względu, że przepisy kodeksu nie narzucają w tym zakresie żadnych konkretnych rozwiązań, które należy uwzględnić przy tego typu pracy. Właściwie jedynym wskazaniem w tym zakresie jest informacja, że pracę zdalną można wykonywać przez cały czas pracy obowiązujący danego pracownika bądź przez część tego czasu – wówczas będziemy mieli do czynienia z hybrydową pracą zdalną. Powyższe będzie zależało od ustaleń stron w tym zakresie, które mogą to ustalić w sposób dowolny, np. praca zdalna może być realizowana przez określoną liczbę godzin lub w poszczególne dni tygodnia. Pracownik i pracodawca w porozumieniu powinni wprowadzić uzgodnienia w tej kwestii.
Wykonywanie pracy w trybie zdalnym może nastąpić wówczas, gdy – jak wskazywano już wcześniej – pracodawca wraz z pracownikiem zawrą w tej kwestii porozumienie. Należy tu jednak odróżnić dwie sytuacje. Pierwsza to taka, gdy już w momencie zawierania umowy o pracę strony ustalą, że będzie to praca zdalna. Druga – kiedy już w trakcie zatrudnienia strony postanawiają o zmianie warunków umowy i „przejściu” na pracę zdalną.
Od powyższych sytuacji, należy odróżnić sytuację, w której pracodawca poprzez jednostronną czynność wydaje pracownikowi polecenie świadczenia pracy zdalnej. Może to jednak uczynić tylko w razie wystąpienia takich okoliczności jak: obowiązywanie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez niego bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Powyższe będzie możliwe, gdy pracownik przed wydaniem polecenia poinformuje pracodawcę, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej. Musi tego dokonać z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.
Istnieją sytuacje, w których gdy pracownik znajdujący się w szczególnej sytuacji życiowej, składa wniosek o pracę zdalną. Wówczas pracodawca nie ma innej możliwości jak takowy wniosek uwzględnić. Do takiej grupy pracowników, których wniosek o pracę zdalną należy rozpatrzyć pozytywnie, należą m.in. pracownica w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia oraz pracownik, który sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, gdy osoba będąca pod jego opieką posiada orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. Wniosek może nie zostać uwzględniony tylko i wyłącznie wtedy, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Jeśli chodzi o obowiązki, które powinna wypełnić każda organizacja zatrudniająca pracowników w formie zdalnej, to przede wszystkim powinna stworzyć regulamin, w którym zostaną określone zasady wykonywania pracy zdalnej. Poza tym, po stronie pracodawcy leży: zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzenia technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej; zapewnienie instalacji, serwisu oraz konserwację urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy. Pracodawca powinien także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną, jeśli są one konieczne do wykonywania tej pracy. W kodeksie pracy została zatem wyrażona zasada, zgodnie z którą całość niezbędnych kosztów pracy zdalnej obciąża pracodawcę. Poniesienie tych kosztów może polegać na dostarczeniu pracownikowi świadczeń w naturze w postaci sprzętu i usług, a także na świadczeniach pieniężnych. Co do zasady, od ustalenia stron zależy, jaka część świadczeń pracodawcy należna pracownikowi w naturze zostanie zastąpiona świadczeniem pieniężnym. Jest jednak wyjątek od tej reguły — koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej zawsze będą pokrywane w pieniądzu. Co ważne dla pracowników zdalnych — zapewnienie im materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych czy pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Istotną wiadomością dla organizacji jako pracodawcy oraz dla pracownika zdalnego jest to, że pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy bądź też procedur ochrony informacji i ochrony danych osobowych. Kontrola może być przeprowadzana wyłącznie w miejscu wykonywania pracy przez pracownika i w godzinach jego pracy. Natomiast kontrola powinna być przeprowadzona w porozumieniu z pracownikiem. W przypadku, gdy pracownik wykonuje pracę zdalną w swoim domu, konieczne jest uzyskanie jego zgody na termin kontroli. Z kolei, gdy praca jest wykonywana w innym miejscu, wystarczające będzie uprzedzenie pracownika o terminie kontroli i brak jego sprzeciwu.
Co ważne, wobec pracownika wykonującego pracę zdalną, który narusza swoje obowiązki, pracodawca może stosować wszystkie sankcje wynikające z przepisów zawartych w Kodeksie pracy. Pracodawca może także wypowiedzieć lub rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia na zasadach ogólnych.
Na zakończenie warto pamiętać, że pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie niż inny pracownicy, zarówno w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, jak i warunków zatrudnienia czy awansowania oraz dostępu do szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
Praca zdalna niewątpliwie może być realizowana w sposób efektywny i efektowny, z korzyścią nie tylko dla organizacji zatrudniających w ten sposób pracowników, ale także na nich samych. NGO-sy zatrudniające pracowników zdalnych muszą jednak respektować zasady realizacji pracy zdalnej narzucane na wszystkich pracodawców decydujących się na tę formę „współpracy” z pracownikami.
