Jak NGO mogą współpracować z organizatorami wydarzeń ?
Promocja to jedno z największych wyzwań dla wielu organizacji pozarządowych (NGO). Często w ramach działalności nieodpłatnej czy gospodarczej oferują wartościowe produkty i usługi – od rękodzieła, warsztatów rozwojowych, gastronomię czy usługi, ale brakuje im środków finansowych na dotarcie z tą ofertą do szerszego grona odbiorców. Jednym z rozwiązań może być barter – wymiana korzyści, która pozwala promować działalność bez angażowania gotówki.
Warto pamiętać, że dochody z działalności odpłatnej lub gospodarczej stają się coraz ważniejszym elementem stabilności finansowej organizacji społecznych. Wypracowane środki są przeznaczane na realizację celów statutowych, pokrycie kosztów funkcjonowania organizacji oraz wynagrodzenia pracowników. Dlatego tak istotne jest promowanie tych usług – aby skutecznie docierać zarówno do klientów indywidualnych, jak i biznesowych.
Kiedy przekazanie nagród i ich prezentacja nie jest reklamą?
Uwaga! W przypadku organizacji pozarządowych (NGO) barter polegający na świadczeniu usług reklamowych może być niezgodny z przepisami, jeśli nie zostanie odpowiednio ujęty w ramach działalności gospodarczej organizacji.
Natomiast to cel i kontekst współpracy decydują o tym, czy dane działanie zostanie uznane za reklamę (działalność gospodarczą), czy raczej za działalność statutową edukacyjną, promującą misję organizacji lub ideę ekonomii społecznej.
Taka sytuacja nie zostanie uznana za reklamę (czyli nie będzie działalnością gospodarczą), jeśli spełni kilka kluczowych warunków:
- Edukacyjny lub społeczny cel wydarzenia – Jeśli wydarzenie, podczas którego prezentowane są NGO i ich produkty czy usługi, ma charakter edukacyjny, np. promuje ekonomię społeczną, przedsiębiorczość, lokalne inicjatywy czy aktywność obywatelską — to mówimy o działalności statutowej.
- Informowanie, a nie nakłanianie do zakupu – Jeśli sposób prezentowania NGO skupia się na opowiadaniu o ich misji, społecznych celach, działaniach, wartościach — a nie na bezpośrednim „kup teraz” czy zachęcie do nabycia produktu — to nie jest to reklama w sensie prawnym. Przykład:
„Nagrodę w konkursie przygotowała Fundacja Kacze Sioło, która wspiera rozwój społeczności wiejskich, prowadzi działania edukacyjne i artystyczne z udziałem lokalnych mieszkańców oraz tworzy przestrzeń do integracji międzypokoleniowej i włączania grup zagrożonych wykluczeniem.”
Nagroda jako element promocji idei, a nie produktu – Jeśli PES przekazują nagrody jako przykład społecznie użytecznych działań, a nie jako próbkę do sprzedaży, i jeśli towarzyszy temu kontekst promowania idei ekonomii społecznej, to nie mamy do czynienia z klasyczną reklamą. Przykład:
“Nagrodą jest wejściówka do Gdańskiej Galerii Zmysłów, która dzięki prowadzeniu muzeum w ciemności zwraca uwagę na trudności, z jakimi spotykają się w życiu codziennym osoby z niepełnosprawnością wzroku, a które “widzą” świat innym zmysłami.”
Brak bezpośrednich korzyści finansowych – Jeśli PES nie uzyskuje z tytułu udziału w wydarzeniu żadnych przychodów ani bezpośrednich korzyści majątkowych, a jedynie świadczy darowiznę (nagrodę) i zostaje wymieniona w kontekście partnerskim — to trudno mówić o działalności gospodarczej.
Na czym polega barter w promocji?
W uproszczeniu: PES oferuje coś, co ma realną wartość – np. swoje produkty, usługi, warsztaty – a w zamian otrzymuje przestrzeń promocyjną. Taka współpraca może przybrać różne formy, ale szczególnie dobrze sprawdza się przy okazji wydarzeń branżowych, konferencji czy festiwali społecznych. Najlepiej prześledźmy to na konkrentnym przykładzie.
STUDIUM PRZYPADKU: współpraca z konferencją Dobra Marka NGO 3
Konferencje takie jak Dobra Marka NGO przyciągają osoby zaangażowane w działalność społeczną – od przedstawicieli organizacji, przez samorządowców, po lokalnych aktywistów, jak również przedstawicieli biznesu zainteresowanych społeczną odpowiedzialnością.
Dobra Marka NGO to cykliczna konferencja edukacyjna, która wspiera organizacje społeczne w budowaniu profesjonalnego, spójnego i wiarygodnego wizerunku NGO oraz promuje współpracę międzysektorową.
Pracując nad koncepcją konferencji, chcieliśmy również zadbać o dodatkowe atrakcje, jak np. konkurs dla uczestników. Takie działanie to również świetny sposób na zaangażowanie osób uczestniczących w wydarzeniu oraz stworzenie przestrzeni do interakcji w luźnej formie.
Zaproszenie do współpracy jako Partnerów Konkursu było dla nas nie tylko sposobem na wzmocnienie formuły wydarzenia, ale także szansą na podzielenie się przestrzenią z innymi organizacjami działającymi na Pomorzu. Jako organizatorom zależy nam, by pokazywać, jak różnorodne i wartościowe inicjatywy są realizowane lokalnie – to dla nas ważne, by budować sieci współpracy, wzmacniać widoczność naszych partnerów i opowiadać wspólnie o misji, którą każda z organizacji realizuje na swój sposób
Założenia współpracy
Podczas wydarzenia postanowiliśmy zorganizować konkurs. Jednakże nasz budżet nie zakładał pozycji, która pozwoliłaby nam kupić drobne nagrody rzeczowe. Dlatego powstał pomysł, by o ich przekazanie poprosić lokalne NGO, w tym także przedsiębiorstwa społeczne.
Reasumując:
- NGO mogły zyskać realny zasięg promocyjny, co wpływa na budowę ich marki wśród grupy odbiorców potencjalnie zainteresowanych działalnością
- Fundacja RC jako organizator wydarzenia wzbogaca program i podnosi atrakcyjność eventu, nie angażując dodatkowego budżetu.
Ustalenie korzyści dla Partnerów
W zamian za przekazane nagrody rzeczowe, organizacje otrzymały szerokie wsparcie promocyjne, rozpisane na kilka etapów i kanałów:
Promocja w mediach społecznościowych – działania online
- Widoczność w zapowiedziach wydarzenia – logo pojawiło się na zbiorczej grafice promującej konkurs towarzyszący konferencji, publikowanej w mediach społecznościowych Fundacji RC (organizatora konferencji).
- Wzmianka w poście promującym konferencję – każda z nagród została wymieniona z nazwą NGO, co pozwoliło powiązać konkretną organizację z jej ofertą.
- Indywidualne posty po wydarzeniu – na profilu Facebookowym OWES Dobra Robota ukazały się osobne posty prezentujące poszczególne NGO: ich działalność i misję. To forma docenienia ich zaangażowania oraz dodatkowa okazja do edukacji.
- Publikacja w mediach branżowych – zaplanowaliśmy artykuł opisujący tę formę współpracy jako dobrą praktykę, który ukaże się w Magazynie „Pomost” oraz na portalu NGO.pl – najważniejszym medium sektora organizacji pozarządowych w Polsce.
Dzięki takiemu zestawowi działań Partnerzy zyskały widoczność w wiarygodnych i opiniotwórczych kanałach, co przekłada się nie tylko na rozpoznawalność, ale też budowanie zaufania i profesjonalnego wizerunku.
Promocja PES podczas wydarzenia – obecność na żywo i online
W ramach barteru, organizacje biorące udział w inicjatywie zostały wyróżnione jako Partnerzy Konkursu zarówno w przestrzeni stacjonarnej, jak i online:
- Widoczność wizualna – podczas konferencji stacjonarnej oraz transmisji online została kilkukrotnie wyświetlona plansza z logotypami wszystkich NGO, które wsparły konkurs nagrodami. Był to widoczny i czytelny sygnał, że są aktywnymi partnerami wydarzenia.
- Wzmianka ze sceny – każda zapowiedź konkursu została opatrzona informacją o partnerach nagród. NGO były wymieniane z nazwy, co zwiększyło ich rozpoznawalność wśród uczestników wydarzenia.
- Udział w ceremonii wręczenia nagród – przedstawiciele NGO, którzy zechcieli, zostali zaproszeni na scenę do wręczenia nagrody osobiście, co dodatkowo wzmocniło ich wizerunek jako aktywnych i profesjonalnych podmiotów oraz pokazało ich “z twarzy”, co także jest
- Transmisja online – wszystkie te elementy były widoczne także w relacji na żywo z konferencji, która dotarła do odbiorców nieobecnych fizycznie z całej Polski, nie tylko Gdańska.
- Widoczność w dokumentacji wydarzenia – Partnerzy Konkursu zostali uwzględnieni w różny sposób w foto i wideo relacji z wydarzenia podczas wręczania nagród lub udziału w wydarzeniu. Materiały były wykorzystywane w komunikacji pokonferencyjnej oraz publikowane na profilach Fundacji RC i OWES Obszar Gdański.
Jak wyglądała realizacja świadczeń?
Ponieważ Dobra Marka NGO 3 jest jutro, to nie jestem jeszcze w stanie wstawić w jaki sposób wywiązaliśmy się ze współpracy. Odpowiedni opis wraz z ilustracjami pojawi się w ciągu kilku dni.
Zadanie jest finansowane ze środków Województwa Pomorskiego.
