W pierwszych dniach września na stronie Rządowego Centrum Legislacji zamieszone zostały projekty rozporządzeń Przewodniczącego Komitetu ds Społeczeństwa Obywatelskiego dotyczące nowych wzorów: ofert na zadania publiczne, umów i sprawozdań.

Czas konsultacji wyznaczono do 6.10.2024, a nowe wzory miały wejść w życie jeszcze w tym roku. Jednak pod wpływem licznych negatywnych opinii sektora organizacji pozarządowych oraz przedstawicieli samorządu wycofano się z projektu. 

Nie ulega wątpliwości, że wzór oferty wymaga zmiany, ale nie w formie obecnie zaproponowanej.

Jedną z ważnych zmian było dodatnie we wzorze umów punktów, które już są znane organizacjom realizującym projekty w ramach FIO, Funduszu Młodzieżowego w 2024 r.:

 „10. Wydatki dokonywane w ramach zadania muszą być dokonywane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z zachowaniem przepisów ustawy o finansach publicznych (…) z uwzględnieniem zasad uczciwej konkurencji. Poprzez zapewnienie zasad uczciwej konkurencji rozumie się przeprowadzenie procedury wyboru wykonawców zapewniający przejrzystość (…) uzyskanie najlepszych efektów zamówienia, w tym efektów w stosunku do poniesionych nakładów.

11. Po stronie Zleceniobiorcy leży obowiązek zapewnienia konkurencyjności wydatkowania środków poprzez zastosowanie procedur wyboru dostawców towarów i usług (np. stosowanie wewnętrznych regulaminów).”

Proponowane uregulowania zobowiążą organizacje do wprowadzenia procedur wydatkowania środków na wzór zamówień publicznych. W obecnych umowach na realizację projektów również znajdują się zapisy mówiące o konieczności zapewnienia konkurencyjności w wydatkowaniu środków. Inspiracją do opracowania własnej procedury mogą być uregulowania już opracowane przeze mnie dla jednej z organizacji.

Procedura wewnętrzna dokonywania zakupów.

Nadzór nad udzielaniem zamówień sprawuje Prezes organizacji lub osoba wskazana przez Zarząd  

Szacowanie wartości zamówienia

1. Przed dokonaniem zakupu towarów i/lub usług, NGO dokonuje z należytą starannością szacowania wartość zamówienia. 
2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowita należność przysługująca wykonawcy/sprzedającemu za dane towary i usługi. 
3. Obliczając szacunkową wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego uwzględnienia trzech przesłanek
   a) usługi i dostawy towarów są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie przy czym tożsamość rodzajowa dostaw obejmuje dostawy podobne (tożsamość przedmiotowa),
   b) możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie (tożsamość czasowa),
   c) możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę (tożsamość podmiotowa).
4. Tożsamość czasowa rozumiana jest jako całkowity okres realizacji umowy na realizację projektu
5. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na cenę. 
6. Szacownie wartości następuje w drodze porównania minimum trzech źródeł informacji (np. strona www, gazetka sklepu, zapytanie telefoniczne, zapytanie za pośrednictwem wiadomości e-mail, itp.). 
7. Szacowanie dokumentuje się w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu, w formie protokołu wraz z załącznikami potwierdzającymi rynkową cenę zakupu towarów i usług bez podatku od towarów i usług.
8. Przeprowadzone szacowanie wartości zamówienia jest podstawą do wyboru tryby dokonywania zakupów towarów i usług. 

Zakupy do 20 000 zł

1. W przypadku, w którym łączna wartość zakupu towarów i usługi nie przekracza kwoty 20 000 zł,  NGO może dokonać zakupu z wolnej ręki, z uwzględnieniem:
   
   1) możliwości zakupów towarów i usług na rynku lokalnym;
   2) możliwości zakupów w podmiotach ekonomii społecznej;
   3) możliwości uzyskania rabatów i zniżek od ceny wyjściowej, dostępnej dla innych podmiotów dokonujących zakupów;
   4) dotychczasowej współpracy z podmiotem oferującym dane towary/usługi, przy uwzględnieniu terminowości dostaw towarów/usług oraz jakości towarów/usług oferowanych przez dany podmiot.
   
2. Zakupy dokonywane w trybie z wolnej ręki powinny odbywać się w cenach nie wyższych niż wynika to z szacowania wartości zamówienia.

 Zakupy powyżej 20 000 zł, a poniżej 50 000 zł – rozeznanie rynku

1. W przypadku, w którym po oszacowaniu wartość zamówienia łączna wartość zakupu towarów i usług przekracza kwotę 20 000 zł ale nie przekracza 50 000 zł NGO dokonuje rozeznania rynku.
2. Rozeznanie rynku ma na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie rynkowej.
3. W celu potwierdzenia przeprowadzenia rozeznania rynku konieczne jest udokumentowanie dokonanej analizy cen/cenników potencjalnych wykonawców zamówienia – wraz z analizowanymi cennikami. Udokumentowanie polega na sporządzeniu notatki, do notatki załącza się pozyskane cenniki.
4. Cenniki można pozyskać ze stron internetowych wykonawców lub poprzez upublicznienie opisu przedmiotu zamówienia wraz z zapytaniem o cenę na stronie internetowej NGO lub skierowanie zapytań o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia do potencjalnych wykonawców.

Zamówienia powyżej 50 000 zł – zapytanie ofertowe

1. W przypadku, w którym po oszacowaniu wartość zamówienia łączna wartość zakupu towarów i usług przekracza kwotę 50 000 zł, NGO zobowiązany jest do umieszczenia w swojej siedzibie oraz na swojej stronie internetowej zapytania ofertowego, które powinno przynajmniej zawierać:
   
   1. opis przedmiotu zamówienia;
   2. wymagania jakie musi spełnić oferent, aby uczestniczyć w postepowania (jeżeli dotyczy);
   3. kryteria wyboru oferty;
   4. sposób i termin składania ofert, przy czym termin na składanie ofert nie może być krótszy niż 7 dni kalendarzowych.
   
2. Po przeprowadzeniu zapytania ofertowego NGO sporządza sporządzenie protokołu z wyboru. Złożone oferty stanową załącznik do protokołu.
3. Zapytania NGO można nie stosować do zamówień, które mogą być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę ze względów technicznych o obiektywnym charakterze.