Ogłoszenie konkursowe — zacznijmy od planowania konkursów
Ogłoszenie konkursowe jest fundamentem całego procesu realizacji zadań publicznych. Ogłoszenie ma wpływ na przygotowanie ofert, ich późniejszą realizację i ostatecznie wpływa na sprawozdanie z realizacji zadania.
Zawartość ogłoszenia reguluje art. 13 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Co ważne, artykuł ten wskazuje istotne elementy ogłoszenia, jednak jest on otwarty, co pozwala regulować dodatkowe kwestie.
Oto wybrane przeze mnie elementy, na które należy zwrócić szczególną uwagę przy tworzeniu ogłoszenia konkursowego. Wskazane elementy w mojej ocenie wpływają na późniejsze wdrożenie zadania i jego ostateczne rozliczenie.
- Ustawa o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (tzw. ustawa „Kamilka”) nakłada na organizacje realizujące zadania z udziałem małoletnich obowiązek weryfikacji osób dopuszczonych do pracy z nimi, w tym sprawdzenie ich w krajowym rejestrze karnym i rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym. Organizacja powinna złożyć oświadczenie o dokonaniu tej weryfikacji. Oświadczenie takie powinno znaleźć się w opisie zasobów kadrowych, jakie będą zaangażowane w realizację zadania.
- Opis zadania: Dokładne określenie celu zadania, grupy docelowej i oczekiwanych rezultatów. Rekomenduję wskazywanie w ogłoszeniu oczekiwanych obligatoryjnych rezultatów wraz ze wskazaniem oczekiwanych wskaźników i źródeł ich pomiaru. Takie zapisy pozwolą przygotować realne oferty oraz z góry określają, jakie dokumenty organizacja musi zbierać w czasie realizacji zadania na potwierdzenie osiągnięcia rezultatów.
- Termin i miejsce realizacji zadania: Precyzyjne określenie ram czasowych, od kiedy może rozpocząć się realizacja zadania i kiedy się powinna skończyć, jest istotne dla określenia harmonogramu i budżetu zadania publicznego. Rekomenduję również podawanie informacji, od kiedy możliwe będzie ponoszenie wydatków w ramach dotacji zgodnie z zapisami, jakie mamy w ramowej umowie.
- Wysokość dotacji: Rekomenduję określenie maksymalnej kwoty dotacji, o jaką może ubiegać się oferent. Rozwiązanie takie po pierwsze urealnia oferty do faktycznie przyjętych wartości, jakie obowiązują w danym samorządzie. Po drugie, ewentualne korekty ofert przedstawione w opinii komisji konkursowej nie będą powodować, że aktualizacje ofert pod umowę będą miały zmieniony znacząco zakres rzeczowy. To uprości pracę zarówno stronie społecznej, jak i urzędnikom odpowiedzialnym za konkurs.
- Wkład a wkład własny: Należy pamiętać, że zgodnie z wzorem oferty świadczenia pieniężne od odbiorców zadania nie stanowią wkładu własnego. Rekomenduję przy konkursach na wsparcie realizacji zadania publicznego zapis o następującym brzmieniu: “wymagany jest wkład w wysokości x%” lub “wartość dotacji nie może przekroczyć x% wartości zadania”. Takie zapisy pozwalają zaliczyć świadczenia od odbiorców zadania do wymaganego % wkładu.
- Zasady dokonywania zmian w ofercie: Należy precyzyjnie określić zasady dokonywania zmian w trakcie realizacji zadania, zarówno tych merytorycznych, jak i finansowych. Ramowy wzór umowy w par. 5 odnosi się tylko do zasad zmian finansowych. Rekomenduję uzupełnienie zapisów umowy o wskazanie, że również zasady dokonywania zmian merytorycznych są określone w ogłoszeniu. Brak tych zapisów skutkuje tym, że najmniejsza zmiana wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, co rzutuje na realizację zadań (m.in. obowiązkowe aneksy) i sprawozdania (naruszenie zapisów umowy może skutkować uznaniem dotacji za pobraną w nadmiernej wysokości).
- Ryzyka: Warto zawrzeć zapis o konieczności uwzględnienia ryzyk związanych z realizacją zadania (np. ryzyko pandemiczne, pogodowe, ekonomiczne) oraz zaproponować działania alternatywne. Ten punkt powinien być opisany przy rezultatach i działaniach. Uwzględnienie ryzyk pozwala na większą elastyczność przy ewentualnych zmianach rzeczowych oferty.
Inne wymogi:
- Dostępność zadań publicznych dla osób ze szczególnymi potrzebami jest obowiązkiem samorządów i organizacji pozarządowych, które przejmują realizację zadania. Należy zapewnić dostępność w obszarze architektonicznym, cyfrowym i komunikacyjno-informacyjnym. Koszty związane z zapewnieniem dostępności mogą być uwzględnione w kosztach realizacji zadania. Warto wskazać, w której części oferty należy opisać kwestie dostępności. Rekomenduję część VI oferty.
- Ustawa o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (tzw. ustawa „Kamilka”) nakłada na organizacje realizujące zadania z udziałem małoletnich obowiązek weryfikacji osób dopuszczonych do pracy z nimi, w tym sprawdzenie ich w krajowym rejestrze karnym i rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym. Organizacja powinna złożyć oświadczenie o dokonaniu tej weryfikacji. Oświadczenie takie powinno znaleźć się w opisie zasobów kadrowych, jakie będą zaangażowane w realizację zadania.
